Cesu : comment appliquer le prélèvement à la source sur les salaires ?
[Mis à jour le 4 juin 2018 à 17h35] Au 1er janvier 2019, le prélèvement à la source viendra remplacer le mode de recouvrement par avis d'imposition de l'impôt sur le revenu. Tous les employeurs, y compris les particuliers-employeurs, devront désormais prélever la part d'imposition due au titre de l'impôt sur le revenu sur le salaire de leurs employés. Pour les grandes entreprises, la démarche devrait être gérée sans trop de difficultés par les DRH et autres experts en fiches de paye. Pour les particuliers qui emploient par exemple une aide à domicile pour le ménage, et qui profitent du dispositif Cesu pour la rémunérer, la démarche est en revanche plus complexe. Heureusement, le Cesu semble avoir anticipé ces difficultés. Un logiciel a ainsi été développé pour calculer à la place de l'employeur le montant de l'impôt à retenir sur le salaire net mensuel.
Consciente des difficultés que représente le passage au prélèvement à la source pour les particuliers-employeurs, l'administration française travaille par ailleurs à mettre en place une solution "tout en un". L'objectif : simplifier la déclaration de la part de l'employeur et transférer la responsabilité du prélèvement de l'impôt sur le salaire aux différents organismes (Cesu, mais aussi Pajemploi, etc.). L'employeur, lui, continue de verser le salaire à son employé, comme auparavant. Le centre Cesu répartit ensuite ce salaire entre le salarié et l'administration fiscale. Avec cette méthode, l'employeur n'a nul besoin d'interagir avec le fisc.
Chèque emploi service et contrat de travail
Les particuliers employant une personne à leur domicile et utilisant le chèque emploi service universel doivent appliquer le droit du travail. La rédaction d'un contrat de travail est fortement conseillée lorsque l'on emploie une personne pour une prestation régulière, même si le temps de travail hebdomadaire est inférieur à 8h. Le site de l'Urssaf peut vous apporter des réponses si vous avez des doutes.
Le Cesu déclaratif
Le Cesu déclaratif est un dispositif simplifiant les démarches de déclaration de rémunération d'un employé. Son utilisation implique que le particulier employeur soit adhérent au Centre national du Cesu (CnCesu). Une adhésion qui peut s'effectuer en ligne, sur le site de l'Urssaf, ou encore par le biais d'un formulaire préalablement retiré auprès de l'Urssaf ou d'une banque. Elle vous permet de créer votre espace employeur et vous donne droit à votre premier carnet de "volets sociaux Cesu", qui vous servent à déclarer votre salarié. Il vous faut ensuite remplir et signer un mandat de prélèvement SEPA, afin que l'Urssaf prélève les cotisations sociales.
L'employeur est ainsi dispensé d'une partie des contraintes liées à l'embauche d'une personne à domicile : déclaration d'embauche, établissement de fiches de paie, calcul des cotisations sociales, etc. Tout est automatiquement géré par le CnCesu, qui adresse également une attestation d'emploi au salarié, à valeur de fiche de paie. Vous devez toutefois déclarer la rémunération de votre salarié dans les 15 jours qui suivent la fin du mois au cours duquel il a travaillé pour vous. Si ce travail est régulier, la déclaration se fait à chaque fin de mois. La démarche se fait soit directement en ligne (si vous avez adhéré au Cesu déclaratif par internet), soit grâce aux volets Cesu que vous avez reçus, suite à une affiliation via formulaire. Pour cette deuxième option, il vous suffit de remplir le volet social, en y déclinant l'identité de votre salarié (nom, prénom, numéro de Sécurité sociale, adresse, etc.). Vous y indiquerez également le nombre d'heures réalisées, le salaire horaire net et le montant total versé. A savoir : même si vous avez opté pour une déclaration via volets sociaux, vous pouvez toujours changer d'avis et basculer sur le Cesu en ligne.
Activités éligibles au Cesu déclaratif
Il est possible d'utiliser le Cesu déclaratif dans le cadre des services à la personne. Ceux-ci se répartissent en différentes catégories :
- les services de la vie quotidienne (entretien de la maison, petits travaux de jardinage ou de bricolage, préparation et livraison de repas, etc.) ;
- les services à la famille (soutien scolaire à domicile, assistance informatique ou administrative à domicile, etc.) ;
- les services aux personnes dépendantes (âgées, malades ou présentant un handicap) ;
- les services aux personnes ayant un besoin temporaire d'aide à domicile.
Il n'est pas possible de recourir au Cesu déclaratif pour l'emploi d'assistantes maternelles ou pour une garde d'enfant à domicile. Pour déclarer de telles prestations, il faudra vous tourner vers Pajemploi.
Comment rémunérer son salarié avec le Cesu déclaratif ?
Le Cesu déclaratif vous laisse le choix du mode de rémunération de votre employé : virement, espèce, chèque. Vous pouvez également régler votre salarié grâce au Cesu préfinancé (voir plus bas). Si vous décidez d'opter pour un règlement en espèces (tout ou partie), il vous faudra réclamer un reçu à votre salarié.
Attention, l'employeur et le salarié doivent s'accorder sur le montant de la rémunération et le mode de règlement. Le salaire doit être au minimum équivalent au salaire conventionnel et doit être majoré de 10%, au titre des congés payés. Pour info, un simulateur est disponible sur le site de l'Urssaf, indiquant la nature et le montant des taux de cotisations, en fonction du département.
Le Cesu préfinancé
Autre dispositif du Cesu, les titres Cesu préfinancés constituent un moyen de paiement pour le particulier employeur. Ils se présentent sous la forme d'un carnet de chèques nominatif, comparable à des titres de restauration. Ils peuvent d'ailleurs être financés par l'entreprise du particulier employeur, son comité d'entreprise, sa mutuelle ou sa caisse de retraite. Attention ! Les titres préfinancés n'ont rien à voir avec les volets sociaux. Le Cesu préfinancé est un moyen de paiement, les volets sociaux vous permettent de déclarer la rémunération de votre salarié.
Le Cesu préfinancé vous permet donc de régler des services à la personne en emploi direct (garde d'enfant et assistance maternelle comprises), mais aussi des services d'un organisme ou d'une structure agréé (crèche, halte-garderie, jardin d'enfant, etc.). Il est soumis aux mêmes règles que le Cesu déclaratif, en ce qui concerne la déclaration de rémunération de votre salarié. Il vous faut donc adhérer au CnCesu (en ligne ou par formulaire) ou au centre national Pajemploi (dans le cas de garde d'enfants ou si vous employez une assistante maternelle agréée). Un mandat de prélèvement SEPA vous est également demandé, afin de prélever vos cotisations sociales. Votre salarié doit pour sa part s'inscrire au centre de remboursement du Cesu (CRCesu), afin de se faire rembourser les titres Cesu.
Encaisser des chèques Cesu préfinancés
Une fois l'affiliation du salarié au CRCesu actée, il lui suffit d'y envoyer ses titres Cesu préfinancés. Cela peut se faire par la Poste, en ligne (sur son espace personnel CRCesu) et même dans une agence bancaire. La démarche est gratuite, sauf pour le dépôt direct en ligne (0,45 euro est prélevé par dépôt, sans limite de titres). Le salarié est ensuite crédité par virement bancaire, dans un délai de 48 heures après réception par La Poste et dans un délai de 24 heures pour un dépôt en ligne. Si les titres ont été remis en agence, le virement intervient dans les mêmes délais que pour une remise de chèque bancaire. A savoir : les titres Cesu préfinancés ont une validité limitée. Un salarié a jusqu'au 28 février de l'année suivant le millésime mentionné sur le chèque pour se le faire rembourser.
Les organismes émetteurs de titres Cesu préfinancés
A ce jour, seuls 6 organismes sont habilités à émettre des titres Cesu préfinancés :
- Edenred France
- Le Chèque Domicile
- Domiserve
- La Banque Postale
- Natixis Intertitres
- Sodexo Pass France
Cependant, c'est bien auprès de votre employeur qu'il faudra vous renseigner pour en acquérir et employer vous-même un salarié à domicile.
Combiner Cesu déclaratif et Cesu préfinancé
Les deux dispositifs que sont le Cesu déclaratif et le Cesu préfinancé se combinent parfaitement. Vous êtes simplement tenu de déclarer la rémunération au CnCesu, ou auprès de Pajemploi, dans le cas de garde d'enfant ou de l'emploi d'une assistante maternelle agréée.
Comment fonctionne la déduction fiscale ?
L'utilisation du Cesu en elle-même ne donne droit à aucun avantage fiscal. En revanche, le fait d'employer un salarié à domicile vous donne bien le droit à une réduction ou un crédit d'impôt. Cet avantage s'élève à 50% du montant des salaires et charges sociales versées, dans la limite de 12 000 euros annuels. Une majoration de 1 500 euros de ce plafond peut être consentie pour chaque enfant à charge ou au titre de chaque membre du foyer fiscal de plus de 65 ans, dans la limite de 15 000 euros. Le plafond est porté à 20 000 euros pour les particuliers employeurs présentant un handicap.
Attention cependant : si vous rémunérez votre salarié avec des chèques préfinancés, le montant de la participation de votre employeur (ou CE, ou mutuelle, etc.) sera soustraite dans le calcul de votre avantage fiscal.
Le nouveau site du Cesu
La refonte du site du Cesu, qui permet aux employeurs d'effectuer leurs déclarations, a été mise en ligne en octobre 2017. Simulateur de coût, formulaires préremplis, moteur de recherche... Le site a été revu en profondeur et propose désormais de nouvelles fonctionnalités facilitant les démarches des employeurs. Lorsque le prélèvement de l'impôt à la source sera en vigueur en 2019, le site du Cesu prendra tout son intérêt. Il offrira en effet aux employeurs utilisant le Cesu la possibilité de récupérer chaque mois le versement du crédit d'impôt qui leur est accordé. Rappelons que l'utilisation du chèque emploi service universel ouvre droit à un crédit d'impôt. Il est possible d'en connaître le montant en effectuant une estimation sur le site du Cesu.
Qu'est-ce que le Cesu Petite enfance ?
Le Cesu Petite enfance est un dispositif permettant aux salariés de financer tout ou partie des frais de garde de leurs enfants âgés de 3 mois à 3 ans. Il est ouvert à tous les salariés en activité des entreprises participant au programme. Il est co-financé par l'employeur, le Comité de coordination des CMCAS et le salarié. Son montant total annuel est de 2 000 euros par salarié et par an pour un enfant et de 2 555 euros pour plusieurs enfants. L'employeur et le Comité participent au financement dans la limite de 1 830 euros par salarié. L'aide prend effet au premier jour civil du mois qui suit les 3 mois de l'enfant et s'étend jusqu'au dernier jour du mois de son 3e anniversaire. Elle est prolongée jusqu'au 7e anniversaire de l'enfant si celui-ci est atteint d'une incapacité égale ou supérieure à 70%. Renseignez-vous auprès de votre entreprise, afin de savoir si vous y avez le droit.
Le Cesu dans la fonction publique
L'État employeur propose également une participation aux frais de garde des enfants d'employés de la fonction publique. Fonctionnaires et ouvriers d'État, magistrats, militaires, agents non titulaires de droit public… Si vous avez à votre charge un ou plusieurs enfants de 0 à 6 ans, vous pourrez bénéficier d'une aide. Le montant du Cesu est calculé en fonction de vos conditions de ressources, de votre lieu de résidence et de votre situation familiale. Pour les familles vivant en couple, l'aide est plafonnée à 400 ou 700 euros, selon les ressources. Plafond qui s'élève à 840 euros pour les familles monoparentales. Cette aide est par ailleurs cumulable avec les prestations légales versées par la Caisse d'allocations familiales.
Le Cesu pour les travailleurs indépendants
Les travailleurs indépendants, qu'ils soient libéraux, commerçants, artisans ou entrepreneurs individuels peuvent eux aussi s'attribuer des titres préfinancés. Jusqu'à 1 830 euros de dépenses privées liées aux services à la personne peuvent être défiscalisés par année. Les sommes sont déductibles du bénéfice imposable de l'entreprise, qui bénéficie d'un crédit d'impôt s'élevant à 25% des sommes engagées.