Frais réels 2020 : comment les calculer et les déclarer ?

Frais réels 2020 : comment les calculer et les déclarer ? IMPOTS 2020. Les frais professionnels sont déductibles de l'impôt sur le revenu. A défaut, le fisc applique une déduction forfaitaire de 10% aux salariés, mais vous pouvez choisir de les déclarer au réel. Quels sont les frais réels déductibles ? Comment faire ? On répond à toutes vos questions.

L'heure de la déclaration de revenus approche à grands pas. La période déclarative 2020, portant sur les revenus de l'année 2019, débute le 8 avril prochain. Vous vous interrogez sur la meilleure manière de déclarer vos frais professionnels ? Sachez tout d'abord que l'administration fiscale, à défaut d'initiative de votre part, applique une déduction forfaitaire de 10% pour les salariés. Pour en avoir le cœur net, reportez-vous sur votre dernier avis d'impôts, disponible dans votre espace particulier. Vous verrez en page 2 une ligne "Déduction 10% ou Frais réels". En 2020, le plafond de cette déduction d'impôt est fixé à 12 627 euros pour l'imposition des revenus de l'année 2019. Vos dépenses professionnelles ne sont pas couvertes par la déduction ? Dans ce cas, vous pouvez opter pour la déclaration des frais réels. Avant de vous lancer tête baissée, ayez bien à l'esprit que les démarches peuvent particulièrement longues et fastidieuses. Vous devez être particulièrement rigoureux dans vos calculs et conserver tous les justificatifs. On vous explique tout. 

Quels sont les frais réels déductibles ?

L'administration fiscale vous permet de déclarer, et ainsi de déduire, au réel vos frais professionnels. Par ces derniers, on désigne principalement les frais de transport et les frais de repas. Ayez toutefois à l'esprit que d'autres frais sont déductibles. On peut en retrouver la liste sur le site du Bulletin officiel des Finances publiques. En voici quelques exemples : 

  • Frais de voyages
  • Frais de formation professionnelle et de stage
  • Frais de vêtements à utilisation professionnelle
  • Frais pour l'acquisition de matériel informatique - à usage strictement professionnel 
  • Frais de documentation professionnelle

Comment calcule-t-on les frais réels ? 

Il va falloir faire preuve de méthode. Si vous n'avez pas tenu de comptabilité rigoureuse de vos frais professionnels, il va falloir mettre la main sur l'intégralité de vos notes de frais. Non seulement elles vous permettront de déclarer un montant avec justesse, mais vous éviterez également que l'administration vous applique, à défaut, la déduction forfaitaire de 10%. Ayez à l'esprit que le mode de calcul peut différer, en fonction de la nature même des frais déductibles. C'est notamment le cas des frais de déplacement. 

Votre employeur vous rembourse déjà des frais ? Les allocations pour frais d'emploi et les remboursements doivent impérativement être intégrés à vos salaires si vous optez pour les frais réels. "En contrepartie, vous pouvez déduire la totalité de vos frais engagés dans le cadre de votre activité professionnelle", explique-t-on sur le site des impôts. 

Comment fait-on pour calculer ses frais de transport ? Qu'est-ce que les frais kilométriques ?

Si vous utilisez un véhicule, vous avez le choix entre deux méthodes de calcul pour évaluer vos frais de déplacement. La première consiste en une évaluation forfaitaire. Pour ce faire, vous pouvez recourir aux barèmes des frais kilométriques, fournis chaque année - généralement au mois de mars - par l'administration fiscale. Ils tiennent compte de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus, et intègrent les différents frais (dépréciation du véhicule, carburant, assurance, etc.). Pour rappel, l'outil permettant de calculer vos frais kilométriques est disponible ici.

La seconde option consiste à déclarer vous-mêmes tous vos frais. Elle est forcément plus ardue, puisque vous devez y intégrer les frais suivants : 

  • Les frais d'usage : garage, stationnement, carburant et assurance
  • Les frais d'entretien et de réparation
  • Les éventuels intérêts d'emprunt
  • La dépréciation annuelle

Et pour les frais de repas, comment ça marche ?

Ayez déjà à l'esprit que, sauf circonstances exceptionnelles, vous ne pouvez pas déduire vos frais de repas à domicile. La méthode de calcul dépend ensuite de l'endroit où vous vous restaurez : 

  • Vous déjeunez dans une cantine d'entreprise : vous devez faire la différence entre la somme des notes de votre restaurant d'entreprise et le prix d'un repas à domicile, évalué par le fisc à 4,85 euros pour l'année 2019. Voici la formule qui s'applique : somme des notes de votre cantine d'entreprise – (le nombre de repas pris dans cette cantine en 2019 x 4,85)
  • Vous déjeunez à l'extérieur, et ce, alors que vous avez accès à un restaurant d'entreprise : sachez que vous ne pourrez pas déduire l'excédent de prix. 
  • Vous déjeunez à l'extérieur et ne disposez pas d'une cantine d'entreprise : vous pouvez déduire vos dépenses réelles, sous déduction du prix d'un repas à domicile. Voici la formule à appliquer : somme des notes de restaurant – (le nombre de repas pris à l'extérieur x 4,85). Lorsque votre employeur participe aux frais de repas via des titres restaurant, vous devez veiller à déduire sa part.

J'ai tout calculé, comment dois-je les déclarer auprès du fisc ?

Que vous utilisiez la déclaration de revenus en ligne ou le formulaire papier, vous devez remplir les cases 1AK à 1DK. Pensez à ajouter dans les case 1AJ à 1DJ les remboursements pour frais professionnels de votre employeur. Vous devez également être en mesure de justifier vos frais réels. Vous devez donc indiquer le détail sur une note explicative. Vous ne devez pas joindre toutes vos factures, quittances et autres attestations à votre avis d'imposition, mais il faudra conserver chaque justificatif durant au moins 3 ans, et ce, afin de pouvoir les présenter à l'administration fiscale si elle venait à vous les demander.

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