Frais réels : lesquels sont déductibles auprès des impôts ?

"Frais réels : lesquels sont déductibles auprès des impôts ?"

Frais réels : lesquels sont déductibles auprès des impôts ? FRAIS REELS. A défaut d'initiative de votre part, l'administration fiscale applique une déduction forfaitaire de 10% au titre des frais professionnels. Vous avez toutefois la possibilité de les déclarer pour leur montant réel.

Devez-vous déclarer vos frais réels ? A défaut, le fisc applique une déduction forfaitaire de 10%, dont le plafond change chaque année. Si vous réalisez que la déduction ne couvre pas vos frais professionnels, vous avez la possibilité de les déclarer au réel. Attention, vous devez avoir à l'esprit que la démarche peut s'avérer longue et fastidieuse. En effet, vous devez recenser tous les frais professionnels que vous avez engagés au cours de l'année d'imposition (repas, transport, habillement, etc). Consultez notre article dédié pour en savoir plus. 

Quels sont les frais réels déductibles auprès des impôts ? 

Frais de transport domicile-travail, frais de repas... Chacune des dépenses que vous allez indiquer devra être nécessaire à votre activité professionnelle, et strictement à celle-ci, et justifiée, notes de frais et factures à l'appui. Voici quelques exemples des frais professionnels admis et déductibles : 

  • Frais de nourriture 
  • Frais professionnels liés au télétravail
  • Frais de vêtements spéciaux
  • Frais de documentation professionnelle
  • Cotisations versées aux syndicats et cotisations salariales aux comités d'entreprises.

"Il y a souvent de l'incompréhension entre l'administration fiscale et les contribuables", a constaté Frédéric Douet, professeur de droit fiscal à l'université Rouen Normandie, auprès de Linternaute.com. "Les seuls frais déductibles sont ceux qui sont nécessaires à l'activité professionnelle. Cela veut dire qu'il doit y avoir un rapport étroit entre la dépense et ce qu'elle procure au salarié dans le cadre de son activité professionnelle".  

Toute la difficulté est donc de déterminer si la dépense est nécessaire ou non. Or, si elle est parfois évidente pour vous, elle ne le sera pas forcément pour le fisc, qui est susceptible de vous contrôler. Autre problématique majeure : les preuves. Vous devez être en mesure, si l'administration fiscale vous le demande, de fournir tous les justificatifs de vos frais professionnels. C'est bien souvent là que le bât blesse.

"Le conseil qu'il faut donner, c'est d'avoir une sorte de livre journal dans lequel les contribuables enregistrent chaque dépense, l'objet, le montant, le moyen de paiement", préconise Frédéric Douet. Votre employeur vous rembourse déjà des frais ? Les allocations pour frais d'emploi et les remboursements doivent impérativement être intégrés à vos salaires si vous optez pour les frais réels. "En contrepartie, vous pouvez déduire la totalité de vos frais engagés dans le cadre de votre activité professionnelle", explique-t-on sur le site des impôts. 

Les frais réels de repas, comment les déclarer ?

Ayez déjà à l'esprit que, sauf circonstances exceptionnelles, vous ne pouvez pas déduire vos frais de repas à domicile. La méthode de calcul dépend ensuite de l'endroit où vous vous restaurez : 

  • Vous déjeunez à l'extérieur et ne disposez pas d'une cantine d'entreprise : vous pouvez déduire vos dépenses réelles, sous déduction du prix d'un repas à domicile. Voici la formule à appliquer : somme des notes de restaurant – (le nombre de repas pris à l'extérieur x le tarif fixé par l'administration fiscale). Lorsque votre employeur participe aux frais de repas via des titres restaurant, vous devez veiller à déduire sa part.
  • Vous déjeunez dans une cantine d'entreprise : vous devez faire la différence entre la somme des notes de votre restaurant d'entreprise et le prix d'un repas à domicile.
  • Vous déjeunez à l'extérieur, et ce, alors que vous avez accès à un restaurant d'entreprise : sachez que vous ne pourrez pas déduire l'excédent de prix. 

Frais réels et confinement, quid du télétravail ?

Le télétravail a pu occasionner le versement d'allocations de la part de votre employeur. Dans le cadre de la crise, Bercy a annoncé qu'elles sont exonérées d'impôt dans la limite de 2,5 euros par jour télétravaillé et 550 euros sur l'année (lire plus bas). Si vous avez travaillé tous les jours pendant sept mois chez vous, soit 168 jours, la limite d'exonération sera alors de 420 euros, a calculé le journal Les Echos (2,5 x 168). Ayez à l'esprit que si votre employeur vous a versé une allocation supérieure à ce montant, vous devrez ajouter l'excédent à vos salaires imposables si vous n'êtes pas en mesure de le justifier. Mais concrètement, quelles sont les options ? On les résume : 

  1. La déduction forfaitaire : votre allocation est exonérée, vous n'avez donc pas à la déclarer. 
  2. Si vous optez pour les frais réels : là aussi, votre allocation est exonérée, vous n'avez pas à la déclarer. Cela signifie que vous donc uniquement déclarer les frais réels pour les autres postes (transport, etc). Imaginons à présent que vous souhaitez tout de même déclarer vos frais de télétravail en réel, car votre allocation est supérieure aux limites imposées précédemment. Cela impose que vous déclariez votre allocation en l'intégrant à vos traitements et salaires, pour ensuite déclarer l'ensemble de vos frais professionnels. 

"Lorsque le salarié opte pour la déduction des frais réels et justifiés, les frais liés au télétravail à domicile peuvent être déduits à hauteur des montants retenus pour l'exonération de l'allocation forfaitaire indiqués ci-dessus", peut-on lire dans la brochure pratique des impôts. "Toutefois, les frais réels peuvent être déduits pour leur montant exact si cela est plus favorable". Attention, les frais de repas pour les jours télétravaillés ne sont pas admis en déduction. 

L'administration fiscale a produit une Foire aux questions (FAQ) dédiée à la crise sanitaire, que vous pouvez retrouvez sur le site du ministre de l'Economie. Elle y liste l'intégralité des frais notamment liés au télétravail déductibles, les voici : frais de communication (autres que les frais de téléphone portable) - comme l'abonnement ou la souscription d'une offre Internet -, frais de téléphone portable (abonnement, acquisition d'un téléphone portable), frais de déplacement domicile-travail, frais de fournitures et d'imprimés :(cartouches d'encre par exemple ou ramettes de papier), frais liés à l'utilisation d'un local privé (eau, électricité...) calculé au prorata "de la surface utilisée à titre professionnel par rapport à la surface totale du logement ET du temps de travail télétravaillé" et frais d'acquisition de mobilier et de matériel informatique. Soyez particulièrement vigilant, car s'il vous paraît évident que le télétravail a généré des coûts supplémentaires, il n'en est pas forcément de même aux yeux de l'administration fiscale. 

Quel est le barème des frais kilométriques pour les frais réels ?

Si vous utilisez un véhicule, vous avez le choix entre deux méthodes de calcul pour évaluer vos frais de déplacement. La première consiste en une évaluation forfaitaire. Pour ce faire, vous pouvez recourir aux barèmes des frais kilométriques, fournis chaque année - généralement au mois de mars - par l'administration fiscale. Ils tiennent compte de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus, et intègrent les différents frais (dépréciation du véhicule, carburant, assurance, etc.). Pour rappel, l'outil permettant de calculer vos frais kilométriques est disponible ici.

La seconde option consiste à déclarer vous-mêmes tous vos frais. Elle est forcément plus ardue, puisque vous devez y intégrer les frais suivants : 

  • Les frais d'usage : garage, stationnement, carburant et assurance
  • Les frais d'entretien et de réparation
  • Les éventuels intérêts d'emprunt
  • La dépréciation annuelle

Où peut-on dénicher un simulateur pour réaliser ses frais réels ? 

Ayez à l'esprit qu'il n'existe pas de simulateur des frais réels à proprement parler, à l'exception du barème des frais kilométriques vous permettant d'évaluer vos seuls frais de déplacement. Cela induit donc que vous allez devoir calculer tout vous-même, et surtout, preuve à l'appui. 

Dans quelle case faut-il déclarer ses frais réels ? 

Que vous décidiez de remplir votre déclaration de revenus en ligne ou via le formulaire papier, vous avez la possibilité de déclarer vos frais professionnels pour leur montant réel en case 1AK à 1DK, dans la partie réservée aux traitements et salaires. Ayez à l'esprit que vous devrez détailler ces frais, sur du papier libre si vous avez opté pour le formulaire papier, ou via une note explicative à destination des impôts si vous déclarez sur Internet.

Pensez à ajouter dans les case 1AJ à 1DJ les remboursements pour frais professionnels de votre employeur. Vous ne devez pas joindre toutes vos factures, quittances et autres attestations, mais il faudra conserver chaque justificatif durant au moins 3 ans. 

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